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集團公司OA辦公系統正式上線運行

作者:企管處 任溢楊 圖/李慧靜日期:2018年3月13日 09:38

為了全面優化和提升公司內部業務流程,進一步提高辦公效率,降低管理成本,2017年,集團公司結合內控體系建設工作的實施,同步啟動了OA辦公系統信息化建設工作,目前,集團公司OA辦公系統已正式上線運行。

為保障此項工作有序推進, 4月份,公司編制下發了《青島城建集團有限公司OA系統建設項目規劃書》,由分管領導牽頭組織對各職能處室做了大量的準備工作,進行了為期一個月的前期需求調研及人員信息摸底,共搜集整理需要通過OA辦公系統實現的辦公業務50余項,在對各部門需求調研結果進行認真分析的基礎上,注意收集各處室在試行操作中所遇到的問題和疑惑,公司適時召集職能處室相關人員與系統開發單位系統專業人員進行了一對一的多輪對接交流培訓,明確需求內容和業務流程,為后續系統搭建提供基礎和依據。

在用戶培訓階段,公司領導親身參與,職能處室根據自身需要進行了積極學習,并結合工作實踐和OA系統推行過程中產生的問題,公司不定期邀請系統開發單位的專業人員來公司進行答疑并手把手指導實操,在解決問題中不斷改進和完善優化系統操作。目前,系統構建日趨完善,具有公文收發,合同審批,通知公告、會議管理、知識管理、行政管理、人力資源、綜合辦公等功能模塊,同時還具備微信協同、手機和平板電腦客戶端等功能,其中電腦客戶端通過賬號和密碼登錄后,可直接進入快捷桌面,桌面上對未閱協同、待辦工作和待閱信息等的提醒一目了然,使職工能在進入系統后直接了解到未關注到的信息,實現了紙質文件向電子文件的過渡,節省了紙張資源,簡化了審批程序,提高了辦公效率。

OA系統的正式上線運行是公司辦公方式的變革,滿足了當前公司管理不斷升級的需要,突破了辦公時間和空間的局限,實現業務和公文在網絡上的實時傳遞,并結合我公司的組織架構要求和工作實際,在流程制定中融入了組織結構、人員、職責、崗位等特征,便于不同部門人員之間進行搜索查找,構建了靈活強大的辦公流程體系,滿足了各種業務審批要求,充分整合了公司內部的信息流。隨著系統的深入推廣應用,OA系統將為公司進一步規范辦公管理,提高工作效率,加強風險防范等提供有力支撐。

企管處 任溢楊 圖/李慧靜
 

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